In response to the rising demand of the industrial engineering fields, a high-quality workforce is always sought-after. Moreover, the qualification requirements that an engineer must fulfill are getting more and more stringent. The requirements are not only professional skills but also foreign language proficiency and administrative skills. An engineer who can comply with all the mentioned requirements can find diverse opportunities during their career.

Obtaining administrative skills can open up to your further promotion in an organization. Let’s find out more about Robert Katz’s Three-Skill Approach – the set of 3 skills that every engineer must know.

Technical skills

It is an essential skill to accomplish any specific task, in other words, it is called the professional qualifications of an administrator. For example, a construction project administrator needs to acquire a profound understanding about standards of construction quality, technical standards of construction drawing, etc. The higher your position is, the higher professional standards you must achieve. However, professional skills are usually not a problem because seniors gradually achieve their positions, hence building up those skills with working experience.

This is a necessary and vital skill for a grassroots level administrator. The higher your administration position is, the less important your technical skills are because senior administrators are not involved in daily technical tasks anymore, they take part in administrative tasks instead.

Human skills

One of the most important responsibilities of administrators is teamwork, they have to work together with their employees. Skills mentioned here include the understanding of how to work together, motivating and allocating human resources. Human skills are administrators’ talent to connect with others, hence creating a great environment to accomplish tasks together.

Human skills are considered as a great opportunity to be promoted as a administrator. Additionally, those skills affects the efficiency in human allocation, use, administration and individual productivity in the organization. This is the key skill that administrators at any level must achieve.

Conceptual skills

This is the toughest skill to acquire and it plays a vital role to senior administrators. They need to have strategic thinking skills to plan strategical and tactical policies dealing with any threats of the organization.

Senior positions require excellence at conceptual skills which means the vision of administrators at the time must include general objectives for them to know each department’s problem then use systematic thinking to analyze the connections, predict and solve existing problems in the firm.

Those are 3 essential sets of skills for an administrator. Senior administrators will need to acquire more skills of conceptualization. By contrast, technical skills are more in need for administrators at lower levels. And regarding human skills, it is important for everyone to forge it.

Khả năng quản trị mở rộng con đường thăng tiến

Có được khả năng quản trị đồng nghĩa với việc mở ra con đường tiến tới cấp bậc cao hơn trong tổ chức. Hãy cùng IMP tìm hiểu về mô hình Robert Katz Skills – bộ 3 kỹ năng mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng phải biết!

Kỹ năng kỹ thuật (technical skills)

Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị.  Ví dự như một nhà quản trị dự án xây dựng phải nắm rõ các kiến thức về tiêu chuẩn về chất lượng công trình xây dựng, tiêu chuẩn kỹ thuật về thiết kế bản vẽ công trình… Chức vụ cao đồng nghĩa với yêu cầu về các kiến thức chuyên môn cũng cần được nâng cao. Tuy nhiên, kỹ năng chuyên môn không phải là kỹ năng quá khó bởi vì thông thường các nhà quản trị sẽ làm việc từ thấp đến cao từ đó có được kinh nghiệm làm việc, nắm vững được các kiến thức chuyên môn.

Đây là một kỹ năng rất cần thiết, quan trọng đối với một nhà quản trị cấp cơ sở. Càng lên vị trí quản trị cấp cao hơn, tầm quan trọng kỹ năng này ngày càng ít hơn. Bởi vì lúc này một nhà quản trị cấp cao không còn tham gia quá sâu vào những công việc chuyên môn kỹ thuật hàng ngày mà thay vào đó là làm những công việc mang tính đặc trưng hơn về mặt quản trị.

Kỹ năng con người (human skills) 

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị là phải phối hợp, cùng làm việc với nhân viên của mình. Kỹ năng bao gồm những kiến thức liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự. Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung. 

Kỹ năng này được xem là một bước tiến dẫn tới vị trí cao hơn của một nhà lãnh đạo. Cùng với đó, kỹ năng này là yếu tố quyết định đến hiệu quả của việc phân chia, sử dụng, kiểm soát nguồn nhân lực và năng suất làm việc của nhân viên trong tổ chức. Đây chính là kỹ năng then chốt mà bất kì cấp bậc quản lý nào cũng phải đạt được.

Kỹ năng khái niệm hoá vấn đề (conceptual skills)

Đây là kỹ năng khó hình thành nhất và có vai trò đặc biệt quan trọng đối với những nhà quản trị cao cấp. Đòi hỏi họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức.

Vị trí càng cao thì càng đòi hỏi cao nhà quản trị về kỹ năng khái niệm hóa vấn đề. Tức là, tầm nhìn của nhà quản trị lúc này phải bao quát được mục tiêu, nắm được các vấn đề của các phòng ban, từ đó tư duy hệ thống, phân tích các mối liên hệ, dự đoán và giải quyết được các vấn đề trong một tổ chức.

Trên đây được xem là 3 kỹ năng quan trọng và cần thiết nhất đối với một nhà quản trị. Những cấp quản trị cao thì càng cần nhiều những kỹ năng về khái niệm hóa vấn đề. Ngược lại ở những cấp quản trị thấp hơn, thì càng cần nhiều kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật. Kỹ năng về nhân sự thì ở đâu, ở cấp nào cũng cần và cũng đều là quan trọng.